Когда нужна касса для ип

Исключение №1. Самозанятые

К исключениям относятся и самозанятые лица, и самозанятые ИП. Плательщики налога на профессиональный доход (самозанятые) полностью освобождены от применения кассовой техники.

Они могут без кассы брать наличные и принимать переводы на свою карту или счёт. При получении дохода самозанятые обязаны оформлять только чеки в приложении «Мой налог», но это не то же самое, что и кассовые чеки.

Если ИП подходит спецрежим налога на профессиональный доход — работает один, сам производит товары или оказывает услуги, не превышает лимита по выручке 2,4 миллиона ₽ в год, — то он может стать самозанятым ИП, чтобы не пользоваться кассой.

Как начать работать с новой онлайн-кассой

Для того чтобы касса правильно работала и обрабатывала получаемую информацию, необходимо обновить и настроить программное обеспечение. Затем следует распечатать первый чек, чтобы проверить правильность отображение информации на нём. Также в личном кабинете ОФД посмотреть, поступила ли проведённая операция на их сервер.

Подключение и настройка онлайн-кассы — процедура сама по себе несложная. Необходимо лишь иметь достаточно терпения и чётко следовать инструкциям. Основной объём приходится на регистрацию и получение необходимых документов. Однако самостоятельная настройка позволит сэкономить средства.

Практика работы ЦТО: услуги и стоимость работ

В типичный перечень услуг российских ЦТО по техническому обслуживанию онлайн-касс входят разные работы. Например, некоторые работы производятся еженедельно или ежемесячно:

• внешний осмотр контрольно-кассовых аппаратов (и последующее удаление загрязнений, старых наклеек и пломб);
• диагностика степени изношенности механических элементов;
• проверочное тестирование ККМ;
• проверка качества и полноты отражения реквизитов кассового аппарата на кассовом чеке;
• проверка программных настроек ККТ, от корректности которых зависит правильность ее работы.

Некоторые работы производятся раз в год:

• разборка корпуса ККТ в целях осмотра и проверки всех электронных компонентов кассового аппарата;
• очистка и смазка движущихся механических узлов;
• проверка прошивки;
• плановая замена фискального накопителя — если потребуется.

Стоимость соответствующих услуг, заказываемых относительно регулярно, обычно устанавливается в «абонентском» формате. Размер абонплаты составляет порядка 1200-1800 рублей за 1 квартал за одну онлайн-кассу. Самый дешевый вариант обычно соответствует соглашению между ЦТО и пользователем ККТ, по которому онлайн-кассы возятся на профилактику владельцем самостоятельно — причем, только в удобные для ЦТО сроки.

На усмотрение заказчика могут быть самые разнообразные услуги. В их числе:

• внеплановая замена фискального накопителя (например, в случае заполнения его памяти);
• постгарантийный (или гарантийный, если ЦТО имеет статус аккредитованного сервисного центра производителя онлайн-кассы) ремонт ККМ;
• переподключение онлайн-кассы в сложных случаях (например, когда производится переустановка всей корпоративной сети).

Оплата в этих случаях производится по факту. Например, в большинстве случаев стоимость замены фискального накопителя составляет порядка 1500 рублей. Средний ремонт — 1000 рублей, мелкий — около 500 рублей.

В указанных выше случаях цены на услуги ЦТО, как правило, не включают стоимость запчастей и расходных материалов (но здесь подход каждого ЦТО может быть оригинальным — в том числе и в части включения стоимости необходимых компонентов в расценки на техобслуживание ККТ). Не исключено, что у пользователя будут свои источники запчастей и материалов — более дешевых в сравнении с теми, что включены ЦТО в прайс на проведение ремонта. В этом случае можно договориться с Центром об использовании расходников заказчика (как вариант, предварительно согласовав их закупку по определенному перечню).

Настройка и правила применения кассы

На кассовом оборудовании делается запись платёжных операций и происходит обработка денег на протяжении рабочего дня.

На данный момент имеется много видов ККМ — электронные устройства, расчётные кассы iPad и др. Однако, все они имеют одинаковые правила эксплуатации.

Установка кассового оборудования и его подключение

Сначала ИП надо поставить кассовое оборудование на рабочую поверхность, рядом с которым находится место для клиента, где можно разложить товары.

Далее следует подключить кассовое устройство к розетке, не применяя удлинителя.

Использование батареек

На батарейках работает резервная память кассового оборудования. ИП должен вставить батарейку перед использованием любой из функций этой техники.

Сначала надо снять крышку отсека для чеков и найти место для батарейки. В этом случае ИП должен воспользоваться маленькой отвёрткой.

Далее, нужно вставить батарейку в соответствии с инструкцией на аппарате.

Затем следует закрыть крышкой отсек для батареек.

ИП надо делать замену  батареек 1 раз в год, чтобы они работали бесперебойно.

Применение бумажного рулона

Сначала надо снять крышку отсека для чеков. В этом случае надо убедиться в том, что конец бумажного рулона не оборван (имеет прямые края). В итоге,  ИП с лёгкостью будет бумажный рулон в устройство.

Далее, следует вставить бумажный рулон таким образом, чтобы чеки выползали через переднюю часть устройства. Это нужно делать для того, чтобы можно было оторвать товарный чек и выдать его покупателю.

По завершении надо кликнуть на кнопку ПОДАТЬ. В этом случае устройство зацепит бумагу и прогонит через себя.

Снятие блокировки с кассы

Как правило, у кассового устройства есть ключ, которым кассир закрывает кассу в целях безопасности. ИП ни в коем случае нельзя терять этот ключ.

В этом случае можно просто оставить ключ в кассовом устройстве, чтобы его не потерять и при возникновении опасной ситуации можно было заблокировать отсек кассы с наличкой.

Включение кассового устройства

У нескольких кассовых устройств имеется кнопка Вкл/Выкл на тыльной стороне. У иных касс сверху имеется ключ.

Для включения этого устройства, надо кликнуть на кнопку или повернуть ключ в положение РЕГ.

Штрафные санкции

Внимание! С 15 июля 2016 года введена обновленная редакция штрафов за ККТ (смотрите ст. 14.5 КоАП РФ)

Наличие кассового аппарата требует от индивидуального предпринимателя ведения строгой отчетности по его использованию и соблюдения кассовой дисциплины. В частности, нужно в обязательном порядке вести журнал кассира-операциониста, журнал вызова технических специалистов, писать акты о снятии показаний счетчиков, возврате денежных сумм и т.д.

Поскольку эксплуатация кассовых аппаратов строго регламентирована, законом предусмотрены и наказания за неправильное их использование. Контролируют ИП по этой части представители налоговых органов.

В случае выявления каких-либо нарушений они могут наложить административное взыскание и назначить штраф в сумме 1500-2000 рублей.

В частности, индивидуальный предприниматель может быть оштрафован за следующие правонарушения: нарушение норм регистрации и неправильное использование кассы, отсутствие ККМ в случае необходимости, а также применение кассового аппарата, не соответствующего требованиям закона.

Ниже приведена таблица основных штрафов, которые могут быть связаны с применением или неприменением ККТ.

Таким образом, работать с использованием контрольно-кассовых аппаратов обязаны все предприниматели, имеющие дело с наличностью. В некоторых случаях кассовые аппараты можно заменить бланками строгой отчетности и другими документами, подтверждающими оплату. Если же индивидуальный предприниматель использует кассу, то он должен строжайшим образом соблюдать все нормы и правила, установленные законом для ее эксплуатации.

Кому нужна онлайн касса по закону?

От необходимости приобретения и использования новой или модернизированной ККТ не спасает даже применение налоговых спецрежимов и микромасштаб коммерческого начинания. В 2019 году онлайн кассы должны применять:

• юрлица;
• предприниматели на ОСНО, УСН, ЕСХН;
• ИП на патенте и ЕНВД (общепит и розница) с наемным персоналом.

Последними на обязательное использование кассовых аппаратов с фискальным модулем перейдут предприниматели на патенте и ЕНВД, не имеющие сотрудников. Для них срок на подготовку истекает 1 июля 2019 года.

Несмотря на практически сплошной охват средствами ККТ, налоговики оставили несколько направлений, где можно работать без онлайн касс, ст. 2 закона 54-ФЗ от 2003 года:

• продажа печатных изданий периодического выхода;

• передача ценных бумаг;

• обилечивание пассажиров общественного транспорта;

• обеспечение учеников и преподавателей питанием в образовательных учреждениях;

• торговля на рынке с открытых прилавков (только непродовольственный ассортимент);

• выносная торговля, безалкогольные напитки в розлив и из автоцистерн;

• прием вторсырья (кроме металлолома и драгметаллов);

• ремонт обуви, металлической галантереи;

• услуги по присмотру за немощными и детьми, платная помощь по вспашке приусадебных наделов и распиловке дров, услуги носильщиков в местах отправления и прибытия пассажиров;

• передача в аренду собственного жилья (только для ИП).

Закон также не требует использования ККМ в банках при совершении безналичных переводов и в автоматических торговых аппаратах при условии, что они работают исключительно с монетами и без подключения к сети электропитания или аккумулятору.

Отдельно стоит упомянуть самозанятых граждан (участников эксперимента по внедрению налога на профессиональную деятельность).

Эту категорию налогоплательщиков ввели в действие с 1 января 2019 года законом 422-ФЗ от 2018 года.

При проведении расчетов с клиентами им достаточно использовать специализированное приложение «Мой налог», в котором автоматически присваивается фискальный номер торговой операции.

Стандартная комплектация онлайн кассы

К сожалению, простое прочтение закона о применении ККТ № 54-ФЗ не сможет облегчить предпринимателю задачу по выбору нужной ему модели и определиться с суммой затрат. В нем лишь указано, что входит в обязательный стандартный набор:

• сам кассовый аппарат (из реестра разрешенной ККТ);
• фискальный накопитель;
• модуль для передачи информации через сеть Интернет (доступ может быть проводной, мобильный, по Wi-fi).

По желанию ИП можно купить дополнительное оборудование:

• сканер штрих-кодов;
• эквайринговый терминал;
• сканер для акцизных марок;
• модуль беспроводного подключения оборудования (если недостаточно портов для подключения всех составляющих);
• модуль обмена информацией с ЕГАИС.

Из нематериальных активов потребуется:

• специализированное ПО для загрузки торговой номенклатуры;
• программа для работы кассира, устанавливается на ПК;
• ПО для отправки информации оператору фискальных данных (ОФД)
• договор обслуживания с оператором фискальных данных из списка на сайте ФНС.

Правила установки ККТ

Чтобы начать работу с онлайн-кассой, ИП должен выполнить последовательно следующие шаги:

1. Приобретение новой онлайн-кассы или модернизирование уже имеющейся. Перед покупкой нужно обязательно проверить выбранную модель на включение в реестр ККТ, который опубликован на сайте налоговой службы. Если приобретенная касса не входит в данный список, то ФНС откажет в регистрации.
2. Выбор ОФД (оператора фискальных данных). Через него будут передаваться данные об операциях на кассе в ИФНС. Для заключения договора с оператором ИП необходимо приобрести квалифицированную электронную подпись через ОФД.
3. Оформление заявки на регистрацию ККМ. Для этого необходима авторизация в личном кабинете на портале ФНС и получение КЭП. После регистрации заявления ему присваивается уникальный номер и вносится в фискальный накопитель.
4. Регистрация заявления самим ИП.
5. Фискализация онлайн-кассы. Это установление программного обеспечения и внесение необходимых сведений.
6. Печать первого отчета. После завершения фискализации контрольно-кассовой машины она напечатает чек, который послужит отчетом об успешно проведенной регистрации.
7. Указание данных о зарегистрированной онлайн-кассе в специальной форме на сайте оператора ФД.
8. Внесение сведений о регистрации ККТ в личном кабинете на портале ФНС РФ.
9. Сверка реквизитов направленного в налоговую отчета о регистрации на чеке.

После завершения всех этапов регистрации контрольно-кассовой техники на ней можно работать, печатать чеки и отправлять их в ФНС и клиентам.

Как зарегистрировать онлайн кассу в ИФНС?

При постановке на учет, перерегистрации и изменении любых данных о ККТ важна, прежде всего, оперативность. На проволочки законодатели времени не оставили:

1. По завершении подготовительного этапа (покупка оборудования, решение проблем с совместимостью ПО, заключение договора с ОФД) пользователь должен заполнить заявление о регистрации/перерегистрации ККТ и передать его в электронном виде или на бумажном носителе.
2. Не позднее суток после подачи бумаг налоговики уведомляют о присвоении аппарату уникального фискального номера.
3. Спустя 24 часа этот набор цифр должен быть внесен в память фискального накопителя и сформирован отчет о том, что регистрация онлайн кассы завершена успешно.
4. ИФНС должна сформировать карточку ККТ и передать ее по телекоммуникационным каналам налогоплательщику (при необходимости, ее дубликат можно получить на бумаге).
5. Неправильно заполненное заявление или неполное указание необходимых данных, перечисленных в п. 2 ст. 4.2 закона 54-ФЗ, повлечет за собой отказ в постановке на учет или в признании уведомления об изменениях своевременным.

После первичной фискализации новой ККТ возможны ситуации, когда потребуется перерегистрация онлайн кассы:

• необходимость замены фискального накопителя в результате окончания срока его службы, поломки или повреждения;
• изменение оператора фискальных данных;
• смена сведений, которые обязательно должны содержаться в карточке и журнале учета в налоговой (адрес, назначение использования), кроме данных о заводском номере и ИНН владельца.

Сообщение о проводимых изменениях должно поступить в ИФНС не позднее следующего рабочего дня после их проведения. Корректировка сведений не влечет за собой смену фискального номера ККТ.

Важно! Все действия проводятся исключительно в рабочие дни, а значит, суббота и воскресенье при исчислении сроков не учитываются. То есть при подаче заявления о регистрации в пятницу номер ККТ налоговики обязаны присвоить не позднее понедельника.

То есть при подаче заявления о регистрации в пятницу номер ККТ налоговики обязаны присвоить не позднее понедельника.

Как выглядит онлайн-касса для ИП

Разберемся, какие типы онлайн-касс представлены на рынке и как выглядит онлайн-касса для ИП.

Автономные кассы. В народе — «автономки». Это небольшие кнопочные устройства, которые функционируют и без подключения к сети. Они работают от аккумулятора, поэтому подходят для точек, где бывают перебои с электричеством. Это самое доступное решение на рынке, но не стоит торопиться покупать автономную кассу. Недостатков у устройства намного больше, чем достоинств:

• Маленький объем памяти и экран;
• У некоторых моделей отсутствуют порты для периферии. Это в том числе лишает предпринимателя работать с маркированным товаром: сканер будет просто некуда подключить;
• Сложная процедура загрузки товаров на кассу.

Автономная касса АТОЛ 90Ф

Ньюджеры. Ньюджер — следующее поколение автономных касс и единственное на рынке бюджетное решение, которое не требует доработки рабочего места под требования законодательства. Ньюджер готов к эксплуатации конечным пользователем «из коробки»: купил, зарегистрировал, включил и начал работу. Личный кабинет ньюджера малофункционален, но эту потребность может закрыть оператор фискальных данных. В личном кабинете провайдера ОФД обычно доступны аналитические отчеты по продажам по каждой кассе.
Ньюджер АТОЛ 92Ф Lite

Фискальные регистраторы или принтеры чеков. Аппараты без монитора или кнопок. Они только печатают чеки и отправляют их в ФНС. Управлять такой кассой можно через программы на кассовом компьютере. Это единственное решение рынка, которое предлагает доработать инфраструктуру до требований 54-ФЗ с сохранением всех существующих программ бухгалтерии и товароучета.
Фискальный регистратор ШТРИХ-М-01-Ф

Моноблоки или смарт-терминалы. Это устройства с сенсорным экраном и встроенным принтером чеков. Размеры моноблоков могут быть как небольшими — немногим больше смартфона, так и походить на планшет с диагональю более 11 дюймов. Такой кассе не требуется компьютер: все операции можно выполнять прямо на ней. Часто на смарт-терминале установлен софт от производителя. Он помогает в ведении учета товаров, дает возможность смотреть статистику продаж и контролировать работу продавцов.
Смарт-терминал Эвотор 10

Модели для торговых автоматов. Это специальные модели для вендинга: они встраиваются в корпус машины и управляются с помощью кассовых программ. В вендинговых аппаратах также могут использоваться облачные кассы.
Онлайн-касса для вендинга ПРИМ-21 ФА

Перед покупкой онлайн-касс изучите эти параметры устройства:

Как работают онлайн-кассы

Дополнительная сложность внедрения нового порядка связана с тем, что онлайн-кассы работают совершенно по другом принципу, чем ККТ с фискальным накопителем. Кассовые аппараты с передачей данных в налоговую отправляют сведения о каждой произведённой покупке в режиме реального времени на сервер ФНС. Причём, сначала эти сведения из онлайн-кассы передаются посреднику – оператору фискальных данных (ОФД).

После их получения посредник отправляет подтверждение, что данные о продаже приняты, а чеку присвоен фискальный признак. Без подтверждения оператора чек формироваться не будет. Далее ОФД передаёт информацию о проведённых платежах в ИФНС, где она накапливается и систематизируется в специальной системе-хранилище данных.

Кроме того, по запросу покупателя, который оставит свои данные, продавец обязан выслать ему электронный чек. Если покупатель, сравнив реквизиты бумажного чека и электронного, найдёт между ними несоответствие, то он может сообщить об этом в налоговую инспекцию, и по этому факту будет проведена проверка. 

Новые кассовые аппараты с подключением к интернету работают с июля 2017 года во многих торговых точках, причем, довольно успешно. Но, как показала практика, сбой в программном обеспечении парализует работу сразу миллионов продавцов. А ведь после того, как ККТ начнут применять все плательщики ЕНВД и ПСН, количество онлайн-касс составит почти 3,5 млн единиц.

Сюда же надо добавить тех, кто сейчас оказывает услуги населению, выдавая им типографские бланки строгой отчётности (БСО). С июля 2019 года для выдачи БСО надо будет использовать новую автоматизированную систему, которая тоже признается контрольно-кассовой техникой. Смогут ли производители касс и операторы фискальных данных обеспечить бесперебойную работу этих устройств, большой вопрос. 

Итого, онлайн-кассы в 2019 году в обязательном порядке должны:

• передавать информацию о покупке в режиме реального времени своему оператору фискальных данных;
• формировать чеки в электронном виде;
• обеспечивать печать фискальных документов.

Дорогая онлайн-ККТ — это хорошо?

Хорошо — если нет переплаты за ненужные опции. Например — за беспроводной модуль, если предполагается строго стационарное использование кассы. Или — за слишком производительный вычислительный модуль ККМ на базе фискального регистратора. Может быть достаточно обычного гаджета или скромного по возможностям ноутбука — вместо установки кассового ПК.

Переплачивать за кассу «на всякий случай» может иметь смысл, если речь идет о переплате за опции, которые будут востребованы с ощутимой вероятностью. Покупать дорогое решение наугад — без представления о том, чем конкретно оно превосходит более дешевые аналоги (и о том, насколько вероятно применение опций, образующих разницу) неправильно.

Огромный выбор разнотипных онлайн-касс, доступных на российском рынке, позволяет подойти к вопросу покупки онлайн-ККТ взвешенно — оценивая широкий спектр объективных критериев. При следовании им платежную нагрузку на бизнес, обусловленную необходимостью покупки ККТ, можно свести к минимуму.

Чтобы принимать оплату через онлайн-кассу, сначала нужно зарегистрировать ИП или ООО, а затем открыть расчетный счет. В Модульбанке это можно сделать за пять минут не выходя из дома. Если хотите выводить со счета крупные суммы, можете подключить опцию «Зеленый лимит» — с ней можно выводить на карту физлица сколько угодно комиссией всего от 0,75%, а если выводите до 500 000 рублей в месяц — комиссии не будет.

Если закупаете товар для торговой точки за рубежом, то при переводе денег нужно проходить валютный контроль. При прохождении контроля вы подтверждаете банку, что деньги заработаны честным путем, а банк отчитывается о переводе перед ЦБ. Чтобы проходить валютный контроль без бумажной волокиты и всего за два часа, откройте расчетный счет в Модульбанке: и специалисты будут готовить для вас все необходимые документы.

Акция

Откройте счет для бизнеса — получите MacBook

Постановка кассы на учёт на сайте ФНС

Если вы хотите поставить кассовую машину на учёт дистанционно, необходимо:

1. Зайти на веб-страницу https://www.nalog.ru/rn77/.
2. Выбрать вкладку «Индивидуальные предприниматели. Войти в личный кабинет».
3. Ввести логин и пароль из регистрационной карточки, полученной при оформлении на учёт в ФНС, или войти через ключ электронной подписи.
4. Если вход выполняется впервые, необходимо зарегистрироваться, заполнив предложенную форму.
5. После выполнения входа отыскать вкладку «Учёт контрольно-кассовой техники».
6. Отметить мышкой раздел «Зарегистрировать ККТ», затем отыскать строку «Заполнить параметры заявления вручную».
7. Ввести данные об адресе и месте нахождения ККТ.
8. В появившемся списке отыскать марку своей кассовой машины, набрать на клавиатуре заводской номер.
9. Выбрать марку фискального накопителя, набрать на клавиатуре заводской номер.
10. Выбрать пункт, соответствующий направлению эксплуатации кассовой техники.
11. В появившемся списке отыскать ОФД, с которым подписано соглашение.
12. Выбрать пункт «Посмотреть» и убедиться в правильности заполнения данных.
13. Нажать правой клавишей мышки «Подписать и отправить».
14. Выбрать «Информация о документах, направленных в налоговый орган».
15. В колонке «РНМ» нажать на регистрационный номер.
16. Навести курсор на «Завершить регистрацию», нажать.
17. На этом этапе фискальный регистратор напечатает отчёт, сведения из которого надо ввести далее. Порядок введения сведений из чека в персональный кабинет описан ниже.
18. Выбрать «Подписать и отправить».
19. Выбрать страницу «Список документов, направленных в налоговый орган», выбрать пункт печати и вывести на печать карточку регистрации.

Заключение договора с ОФД и регистрация в персональном кабинете

ФНС утвердила допуск на хранение показаний о реализации следующим организациям:

1. Акционерное общество «Энергетические системы и коммуникации».
2. Общество с ограниченной ответственностью «Такском».
3. Общество с ограниченной ответственностью «Эвотор ОФД».
4. Общество с ограниченной ответственностью «Ярус».
5. Общество с ограниченной ответственностью «ПЕТЕР-СЕРВИС Спецтехнологии».
6. Общество с ограниченной ответственностью «Яндекс.ОФД».
7. Общество с ограниченной ответственностью «Электронный экспресс».
8. Закрытое акционерное общество «КАЛУГА АСТРАЛ».
9. Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Тензор».
10. Общество с ограниченной ответственностью «КОРУС Консалтинг СНГ».
11. Акционерное общество «Производственная фирма «СКБ Контур».
12. Акционерное общество «Тандер».
13. Общество с ограниченной ответственностью Удостоверяющий центр «ИнитПро».
14. Общество с ограниченной ответственностью «ГРУППА ЭЛЕМЕНТ».
15. Акционерное общество «ЭнвижнГруп».
16. Публичное акционерное общество «Вымпел-Коммуникации».
17. Общество с ограниченной ответственностью «МультиКарта».

ИП должен оформить договор с одной из указанных организаций. С целью заключения соглашения потребуется электронная подпись, её можно оформить у ОФД или в специализированных компаниях, аккредитованных Министерством связи РФ, ознакомиться со списком можно на сайте министерства.Для того чтобы зарегистрироваться в личном кабинете, необходимо:

1. Открыть интернет-браузер, который обеспечивает защиту личных данных.
2. Набрать в адресной строке адрес сайта ОФД.
3. Выбрать вкладку «Личный кабинет», «Войти как клиент», «Зарегистрироваться».
4. Заполнить регистрационную форму, нажать «Зарегистрироваться».
5. Ознакомиться с кодом подтверждения регистрации в SMS-сообщении.
6. Открыть входящие e-mail-сообщения, выбрать письмо от ОФД, нажать указанную ссылку.
7. Ознакомиться с сообщением, подтверждающим регистрацию.

Для заключения договора необходимо:

1. Войти в личный кабинет.
2. Выбрать «Документы», «Заключить договор».
3. Заполнить форму, нажать «Добавить».
4. Когда ОФД проверит договор и подпишет его, появится статус «Требует подписания».
5. Нажать «Подписать», загрузить электронную подпись.

ОФД отличаются между собой тарифами, условиями их оплаты, дополнительными возможностями.Знаете ли вы? Прекращение работы ОФД или проблемы с интернет-соединением — не повод для беспокойства. Все данные о продажах автоматически сохранятся в фискальном накопителе и будут переданы после подписания соглашения со следующим ОФД или после устранения проблем со связью.