Что такое корпоративная карта для юридических лиц

Виды пластиков

По законодательству, предприниматели могут использовать расчетные и кредитные карты. Если первые применяются для того, чтобы производить оплату, используя средства самого предприятия, то корпоративные кредитные карты предусматривают возможность расплачиваться деньгами кредитора.

Именные пластики выпускаются на каждого сотрудника. На лицевой стороне указывается Ф. И. О. Другие лица не имеют права пользоваться картой. Неименные карты выпускаются на фирму. Пользоваться таким пластиком может любой сотрудник из списка подотчетных. В случае его увольнения или поступления нового лица перевыпускать карту не придется.

На практике организации чаще заказывают дебетовые корпоративные карты, привязанные к отдельному счету. Для сохранности средств дополнительно по каждой операции прописывается лимит. Денежные средства карточного счета отделены от основных средств организации. Поэтому для пополнения баланса нужно каждый раз перечислять деньги на специальный счет.

Есть ли корпоративные кредитные карты в ассортименте банков России? Да. Но они менее востребованы. Зато в западных странах организации предпочитают использовать именно кредитки для оплаты текущих расходов. Поэтому банки обслуживают такие продукты на более выгодных условиях.

Что нельзя оплачивать корпоративной картой

Корпоративную карту нельзя использовать со следующими целями:

• покупка товаров в личных целях;
• оплата заработной платы;
• оплата социальных платежей;
• погашение задолженности по обслуживанию расчетного счета.

Важно помнить, что все покупки и снятия наличных фиксируются в выписке по счету корпоративной карты, и за каждое действие вам придется отчитаться: использовать корпоративную карту в личных целях нельзя. За снятые наличные отчитываться тоже нужно: предоставьте чеки и письменные объяснения

Если сняли и не потратили, то деньги нужно вернуть в бухгалтерию — это будет зафиксировано в приходном ордере

За снятые наличные отчитываться тоже нужно: предоставьте чеки и письменные объяснения. Если сняли и не потратили, то деньги нужно вернуть в бухгалтерию — это будет зафиксировано в приходном ордере.

Аналогичная ситуация с выдачей заработной платы другому сотруднику. Нужны документы, подтверждающие факт целевого использования денег компании, которых в данном случае получить невозможно: сотрудник вам чек не выдаст, а значит для бухгалтерии вы потратили деньги не на нужды компании.

В социальные службы и внебюджетные фонды платеж с карты не поступит: онлайн-банк такие платежи не проводит и выдает ошибку. Оплачивать социальные взносы придется с расчетного счета юридического лица через банковскую систему документооборота.

Если корпоративные деньги растрачены, то их удержат из вашей зарплаты в том же размере, еще и оштрафуют за нарушение порядка подачи отчетов. Это правило распространяется на всех работников компании, в том числе генерального директора.

Что такое корпоративные карты

Сотрудникам постоянно приходится что-либо оплачивать от имени и в интересах своих организаций: представительские и командировочные расходы, счета поставщиков, коммунальщиков, офисные принадлежности, проездные билеты и т.п.

Чтобы не оплачивать подобные расходы за свой собственный счет, работники вынуждены обращаться в кассу организации за выдачей подотчетных денежных сумм, а также представлять отчеты по уже истраченным средствам. При этом должен быть соблюден установленный п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У лимит на выдачу средств из кассы в рамках одного договора (100 000 рублей).

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени 

1. Корпоративная карта — разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.

2. Деньги на корпоративной карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета.

3. Корпоративные карты бывают дебетовые и кредитные, именные и на предъявителя, рублевые и валютные.

4. Информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт организации не обязаны.

5. Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов.

6. Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно. 

Таким образом, стандартная выдача денег под отчет сопряжена с известными неудобствами: временные издержки, бумажный документооборот и ограничение по сумме денежных средств. Гораздо более удобной и современной альтернативой данному способу выдачи денег сотрудникам служит использование ими корпоративных банковских карт.

Корпоративная карта представляет собой разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.

Деньги на такой карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета. Как вариант – с карточного счета, к которому привязана корпоративная карта. Поэтому на корпоративных картах зачастую установлен лимит на снятие и расходование средств в целях предотвращения крупных растрат.

Правом на применение корпоративных карт может обладать как один сотрудник организации (например, главный бухгалтер), так и несколько. Обычно корпоративными картами располагают директор, бухгалтер, секретарь, а также те работники, чья деятельность связана с регулярными командировками.

Корпоративные карты бывают следующих видов:

Дебетовые – при расчетах используются собственные денежные средства организации. При этом предусматривается возможность подключение овердрафта – если закончились собственные средства, организации банк предоставляет заемные средства в определенном объеме.

Кредитные – сотрудники снимают и расплачиваются деньгами не самой организации, а заемными средствами, принадлежащими кредитному учреждению.

Также карты могут быть именные (оформляются на конкретного сотрудника и могут быть использованы только им) и карты на предъявителя (неименные, рассчитываться и снимать деньги с таких карт разрешается любым лицам, предъявляющим карту к оплате).

Кроме того, различают рублевые и валютные корпоративные карты. Оформление последних оправдано, в частности, при возникновении необходимости оплаты расходов, связанных с зарубежными командировками сотрудников.

Нужно ли сообщать об открытии карточного счета в инспекцию

Организация получила корпоративную пластиковую карту, и у бухгалтера сразу возникает вопрос: «Должна ли она сообщать в налоговую инспекцию по месту своего учета о том, что ей открыли такой счет?»

В п. 2 ст. 23 Налогового кодекса РФ сказано: налогоплательщики-организации обязаны письменно сообщать в налоговый орган о том, какие счета они открыли и закрыли. На то, чтобы проинформировать инспекцию о счете, фирме отводится десять дней. На какие именно счета распространяется требование ст. 23 Налогового кодекса РФ? Для этого нужно проанализировать определение ст. 11 Налогового кодекса РФ. Там сказано, что счет — это открытый на основании договора банковского счета расчетный (текущий) или иной счет, куда зачисляются деньги и с которого их можно снимать.

Другими словами, сообщать в налоговую инспекцию нужно только в том случае, если счет открыт на основании договора и он позволяет зачислять и расходовать деньги.

Банковские карты представляют собой инструмент безналичных расчетов и предназначены для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами, операций с денежными средствами, находящимися у эмитента. Такое определение приведено в п. 1.4 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П.

Эмиссия банковских карт для юридических лиц осуществляется кредитной организацией на основании договора банковского счета, предусматривающего совершение операций с использованием банковских карт (п. 1.6 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П). То есть первое условие выполняется.

Используя расчетные, кредитные карты, держатель совершает операции по банковскому счету юридического лица, открытому на основании договора банковского счета, предусматривающего совершение операций с использованием расчетных карт, кредитных карт, заключаемого в соответствии с требованиями законодательства РФ. То есть и второе условие выполняется.

Таким образом, если корпоративная карта была выдана организации в связи с открытием нового банковского счета на основании заключенного договора банковского счета, предусматривающего совершение операций с использованием банковских карт, то в этом случае организация должна была сообщить в налоговую инспекцию об открытии счета.

В случае если корпоративная карта была выдана на уже существующий счет, т.е. специальный счет для обслуживания карты в банке не открывался, информировать об этом налоговую инспекцию не надо.

Получается, если организация не сообщит об открытии карточного счета, ее ждет штраф по ст. 118 Налогового кодекса РФ. Нарушение налогоплательщиком установленного срока представления в инспекцию информации об открытии или закрытии им счета в каком-либо банке влечет взыскание штрафа в размере 5000 руб. Более того, на должностных лиц может быть наложен еще штраф в размере от 1000 до 2000 руб. Таково требование ст. 15.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Впрочем, надо сказать, что в арбитражной практике есть прецеденты, когда штрафа удавалось избежать. Скажем, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 21.06.2005 N А52-46/2005/2 признал смягчающим обстоятельством то, что об открытии карточного счета предпринимателю было сообщено в день, когда истекал предусмотренный Налоговым кодексом РФ срок сообщения. При таких обстоятельствах суд штраф отменил.

Н.Н.Парасоцкая

К. э. н.,

доцент

кафедры «Бухгалтерский учет»

Финансовой академии

при Правительстве РФ

Учитываем использование карты работником

Независимо от того, рассчитался работник при помощи карты или снял наличные через банкомат, списание денег с карточного счета всегда отражается проводкой по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 55 «Карточный счет».

То есть до того момента, как в организацию поступят первичные документы, подтверждающие расход, средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций держателем корпоративной карты, так же как и в случае снятия наличных денег, считаются выданными под отчет работнику.

Когда работник представит отчет, приложит документы и отчет утвердит руководитель, суммы с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» будут списаны в дебет счетов:

(или) 26 «Общехозяйственные расходы»;

(или) 60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками»;

(или) 91 «Прочие доходы и расходы» и др.

В налоговом учете расходы, оплаченные картой, тоже учитываются в обычном порядке. Отчет работник может представить по унифицированной форме N АО-1 . Сумма, полученная по карте, отражается по строке «Получен аванс». При этом в авансовом отчете нужно указать, что деньги получены со счета с использованием банковской карты, и привести номер выданной работнику карты.

Если же работник не представит документы либо отчет не будет утвержден руководителем, то на использованную работником сумму делается проводка по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете в этом случае никаких расходов не будет. При возмещении этих сумм работником они также не признаются доходом организации ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете .

Расчеты с использованием рублевой корпоративной карты можно производить и в зарубежных командировках. Ведь если вашему сотруднику в командировке понадобится валюта, то вам не придется для этого открывать валютный счет, поскольку операции по корпоративным картам могут проводиться в валюте, отличной от валюты счета . Кроме того, все расходы по конвертации и обналичиванию будут учтены банком, и вам ничего не придется пересчитывать при сдаче работником отчета, то есть вы будете просто списывать суммы, показанные в выписке банка. Работнику вашей организации также не надо будет декларировать валюту при вывозе ее за рубеж.

Пример. Отражение расчетов с использованием корпоративной расчетной карты

Условие

Водителю организации для приобретения бензина выдается расчетная карта. В конце месяца водитель представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением чеков автозаправочной станции. Накладные и счета-фактуры от топливной компании поступают непосредственно в адрес организации.

Решение

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки.

Как видим, учет расчетов с использованием корпоративных карт похож на учет подотчетных сумм с использованием наличных денег. Но при этом иметь корпоративную карту гораздо удобнее — не надо ходить в банк, снимать наличность и выдавать ее работнику, а риск потери или кражи наличных денег у работника минимален.

Какие типовые проводки по операциям с корпоративными картами?

В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:

О видах мошенничества, связанных с банковскими картами, читайте в статье Мошенничество с использованием платежных банковских карт.

Положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании (фрагмент)

--------------------------------------------------------------------------¬¦          3. Порядок использования корпоративных банковских карт         ¦¦                                                                         ¦¦    3.1.   Корпоративная   банковская   карта  предназначена  для  оплаты¦¦работниками командировочных и хозяйственных расходов компании.           ¦¦    3.2.  Выпуск  корпоративной  банковской  карты  производится согласнраспоряжению руководителя компании.                                      ¦¦    3.3.  Корпоративные  карты  для  осуществления хозяйственных расходо⦦выдаются  только уполномоченным работникам, с которыми заключен договор полной материальной ответственности.                                     ¦¦    Сотрудник,  которому выдана карта, получает возможность распоряжаться¦¦деньгами  на  специальном  карточном счете компании. Денежные средства нদкорпоративной карте принадлежат компании.                                ¦¦    3.4.   Список   сотрудников,   на   имя   которых  оформлены  именны妦корпоративные карты, приведен в приложении N 1.                          ¦¦    3.5.  Список  должностей,  замещение  которых дает право пользоваться¦¦неименными  корпоративными  картами  и распоряжаться денежными средствам覦компании, приведен в приложении N 2 (образец на с. 91).                  ¦¦    3.6. Для получения карты работник должен написать заявление на выдачу¦¦корпоративной карты на имя руководителя компании.                        ¦¦    3.7.  Учет приема и выдачи карт ведется в журнале учета корпоративных¦¦карт (приложение N 3).                                                   ¦¦    3.8. Ответственность за сохранность корпоративной банковской карты, দтакже  за  расходование средств по ней в пределах установленных расходных¦¦лимитов несет держатель корпоративной карты.                             ¦¦    Об  утере или хищении корпоративной банковской карты держатель обязан¦¦незамедлительно сообщить в кредитную организацию, выдавшую карту, с целью¦¦блокирования  операций.  Если  по  вине  держателя  карты  счет  не будет¦¦своевременно  заблокирован,  сумма  причиненного  ущерба  взыскивается  с¦¦держателя карты.                                                         ¦¦    3.9. Сведения о ПИН-коде карты являются конфиденциальной информацией.¦¦Держатели  карты  не  имеют права разглашать эту информацию любым третьи즦лицам.                                                                   ¦¦    3.10.  Основанием  для  использования  корпоративной банковской карты¦¦является   приказ  о  командировании  работника,  служебная  записка  ил覦утвержденная смета хозяйственных расходов компании.                      ¦¦    3.11.  Операции  по  карте работник - держатель карты может проводить¦¦только  в  пределах  лимита,  установленного  для  карты  по  договору  с¦¦банком-эмитентом.                                                        ¦¦    3.12.  При  приобретении  канцелярских товаров, нормативно-справочно馦литературы  и  оплаты иных хозяйственных расходов размер разового платежদкорпоративной  картой  не  может превышать 50 000 руб. по одному договору¦¦(счету).                                                                 ¦¦    3.13.  Лимит  для  снятия наличных на территории РФ устанавливается ⦦размере  100  000  руб.  в  день.  Снимать наличную иностранную валюту нদтерритории РФ не разрешается.                                            ¦¦    3.14.   Лимит   для   снятия  наличных  за  пределами  территории  РФ¦¦устанавливается в размере, эквивалентном 100 000 руб. в день.            ¦¦    3.15.  За  пределами  территории  РФ  корпоративные карты разрешается¦¦использовать   только  для  оплаты  командировочных  и  представительских¦¦расходов.  Оплата  корпоративной  картой  за  пределами  РФ хозяйственных¦¦расходов не допускается. Суммы, израсходованные на эти цели, к возмещению¦¦не  принимаются,  они  удерживаются  из  зарплаты  работника, нарушившегданный пункт.                                                            ¦¦    3.16.  Сотрудники,  чья  работа связана с постоянными командировками,¦¦имеют  право  не  сдавать корпоративную карту в течение трех месяцев. Для¦¦других  работников  срок  определяется  индивидуально, но не более одногмесяца.                                                                  ¦¦    3.17.   Авансовый   отчет   о   денежных   средствах,  использованных¦¦посредством  корпоративной  банковской  карты, представляется в порядке 覦сроки, предусмотренные п. п. 2.2 и 2.3 настоящего Положения.             ¦¦    3.18.   В   случае   отсутствия  документов,  подтверждающих  целево妦использование   корпоративной  банковской  карты,  взимание  с  виновногработника   использованной   не  по  назначению  суммы  осуществляется  ⦦соответствии  со  ст.  ст.  238,  241  и 248 Трудового кодекса Российско馦Федерации.                                                               ¦¦    3.19.  Вернуть израсходованную не по назначению сумму работник должен¦¦в  кассу компании в течение 10 рабочих дней со дня утверждения авансовоготчета. В противном случае она будет удержана из зарплаты.               ¦L--------------------------------------------------------------------------

Применение корпоративных банковских карт

Отличие корпоративной банковской карты от обычной состоит в том, что она привязана к счету юридического лица — расчетному или отдельному карточному. По сути дела, везде, где требуется выдать деньги сотруднику под отчет, компания может просто воспользоваться корпоративной картой, которая может быть как дебетовой, так и кредитной, именной или на предъявителя.

Это позволяет упростить и оптимизировать те расходы компании, которые аналогичны расходам обычного физического лица. Необходимо купить, например, подарок кому-то из сотрудников на день рождения, организовать маленький праздник в отделе, отправить кого-то в срочную командировку с проживанием в гостинице, пригласить клиента на обед или заказать такси — список можно продолжать бесконечно.

Особенности оформления и обслуживания

Выпуск и выдача корпоративных карт производятся в соответствии с «Положением об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием», утвержденным ЦБ РФ 24 декабря 2004 года под № 266-П. Если предприятию нужна корпоративная карта, руководитель должен обратиться в банк с заявлением.

К заявлению, как правило, требуется приложить следующие документы (конкретный список каждый банк устанавливает на свое усмотрение):

• Учредительные документы предприятия.
• Выписка из ЕГРЮЛ.
• Заявление будущего держателя корпоративной карты о выпуске карты.
• Паспорт держателя карты.
• Доверенность на держателя карты с правом распоряжения средствами по карте.

После рассмотрения заявления и пакета документов в случае положительного решения банка подписывается договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт.

В договоре отображаются сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться данными платежными инструментами. По каждой карте может быть установлен индивидуальный лимит на списание средств, например не более 50 000 рублей в месяц.

Порядок использования корпоративных банковских карт

Каким образом будут использоваться корпоративные банковские карты, определяет исключительно руководство предприятия. Порядок использования фиксируется в локальном нормативном документе —

Положении, которое дает ответы на следующие вопросы:

• Порядок пользования PIN-кодом карты. PIN-код — конфиденциальная информация, разглашение которой любым третьим лицам недопустимо.
• Сроки предоставления отчета о расходе денежных средств по карте. Например, в течение пяти рабочих дней сотрудник обязан отчитаться директору организации и/или главному бухгалтеру и приложить к отчету чеки.
• Санкции при непредставлении отчета. Списанные с карты суммы удерживаются из зарплаты сотрудника, производившего расчеты.
• Учет корпоративных карт (оформленные карты, выдача и возврат карт). Как правило, создается специальный журнал учета.
• Меры на случай утраты или хищения корпоративной банковской карты. Карта должна быть немедленно заблокирована, для этого следует связаться с банком. Если держатель карты не успел этого сделать вовремя и компания понесла ущерб, сумма ущерба взыскивается с держателя карты.

Общее правило: оплата по карте проводится только безналичным расчетом.

Факт расчетов с помощью корпоративной банковской карты будет отображен в выписке по счету, к которому она привязана. Проводка списания средств формируется на дату банковской выписки.

Преимущества корпоративных банковских карт

Руководителям предприятий можно порекомендовать этот платежный инструмент в силу следующих его плюсов:

1. Есть возможность делать онлайн-покупки с предоплатой.
2. Средства компании доступны в любое время суток, можно снимать наличные в банкомате.
3. В случае сомнительных операций или потери карты, ее можно заблокировать и сохранить средства.
4. Можно быстро осуществить платеж на сумму более 100 тысяч рублей (это порог для наличных расчетов, осуществляемых юридическими лицами).
5. Можно расплачиваться картой за границей, с автоматической конвертацией валют.
6. По карте можно установить лимит расходов.
7. Бухгалтерия может контролировать расходы по карте, заказав детальную выписку.
8. В режиме реального времени работает SMS-информирование обо всех операциях по карте.
9. Информировать налоговые органы и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт не требуется, как и об открытии карточных счетов. Эта обязанность была отменена Федеральным законом от 2 апреля 2014 года № 52-ФЗ.

Таким образом, сокращается время на выдачу денежных средств сотрудникам, упрощается отчетность, повышается безопасность пользования деньгами компании.

Снятие наличных с корпоративной карты

Наличность, полученная со счета бизнес-карточки, по статусу приравнивается к деньгам, выданным под отчет. Соответственно, пользователь должен предоставить документальное подтверждение по расходованию каждого полученного рубля в сроки, определенные внутренними нормативными актами.

В законодательстве прямого указания на недопустимость получения наличности с корпоративной карточки для расчета с персоналом по заработной плате нет

Важно соблюсти требования по оформлению этого процесса:

1. с карточного счета снимается наличность;
2. пользователь карточки составляет авансовый отчет;
3. полученные деньги возвращаются в кассу предприятия;
4. кассир делает приходный ордер ;
5. бухгалтер делает проводку Д 50 – К 71;
6. кассир, но только не пользователь карточки, выдает зарплату, оформляя сопутствующие документы.

Согласно мнению Центробанка и ФНС большая часть случаев получения юрлицами наличности имеет незаконную подоплеку.

Потому налоговики отслеживают каждый случай получения наличных денег со счетов организаций, требуя объяснить цель операции. Аналогичные претензии поступают даже тем, кто использует карточки только для безналичных расчетов.

Налоговые органы также предупреждают о нежелательности перечисления на счет корпоративной карточки одинаковых сумм. Если такие факты встречаются регулярно, особенно если это происходит дважды в месяц, то станут подозревать, что предприятие выдает «серую» зарплату. При отсутствии пояснений, вероятнее всего, будет организована выездная проверка. Во время этого мероприятия персонал предприятия ждет опрос по поводу целевого использования наличности, станут искать доказательства наличия «серой бухгалтерии».

При перспективе выездной проверки налоговиков желательно провести внутренний аудит, возможно, есть смысл обратиться к юристу, работающему в сфере налогообложения.

Кэшбэк бизнес карты Сбербанк

Держатели карт получают значительные привилегии:

• Подключение к программе “Бизнес-кешбэк” позволяет при использовании карты в привычном режиме получать бонусные баллы в размере:
  • 0,5 процента на карты, ресурсом которых являются деньги предприятия;
  • 1 процент на карты, ресурсом которых являются заемные в банке деньги.

• Присоединение к программе для профессиональных клиентов “Лента ПРО” позволяет:
  • экономить до 9 процентов на закупках;
  • обслуживаться оперативно на специальных кассах;
  • получать дополнительные скидки.

Получение дополнительных 10 процентов от суммы за пополнение баланса рекламного кабинета в социальной сети ВКонтакте с помощью карт Мастеркард-бизнес.

Экономию на покупке топлива при использовании сервиса Яндекс. Навигатор.

Участие в проекте от Gett предполагают скидку в 20 процентов на поездки в такси.

Дополнительные скидки и специальные предложения от платежных систем Mastercard и Visa.

Выгодные предложения в магазинах Duty Free н территории Международного аэропорта Шереметьево.