Инструкция для ип: как выбрать онлайн-кассу и не переплатить

Шаг 2. Облачная или стационарная касса

Для разных видов бизнеса подходят разные решения — в офлайн-деятельности необходима стационарная касса, а для онлайна потребуется облачная касса. Разберёмся, в чём разница и как они работают.

Стационарная касса

Стационарную кассу можно установить в магазине или офисе. Её применяют при непосредственном контакте с клиентами: когда покупатели приходят за покупкой или оплачивают заказ лично. Стационарную кассу можно купить или взять напрокат у производителя.

Облачная касса

Выглядит это как приложение на мобильном устройстве или компьютере. Сервис подходит только для дистанционных расчётов с клиентами: например, при продажах на сайте, в соцсетях или на территории клиента.

Облачная касса физически находится не у бизнесмена, ему дают лишь удалённый доступ к ней на условиях аренды — платить нужно за каждый месяц.

Условия, в которых можно использовать облачную кассу

• онлайн-продажи через сайт;
• продажи через мобильное приложение;
• приём платежей курьерами по месту доставки;
• услуги населению с оплатой на выезде;
• продажи и услуги через вендинговые автоматы.

Шаг 4. Оптимальная стационарная касса: простая кнопочная, смарт-терминал или POS-система

Автономная касса с кнопочной клавиатурой. Небольшое устройство с маленьким экраном, как у калькулятора, и минимумом возможностей. Это самый простой вариант, но подходит только при ассортименте до 20–30 позиций.

Смарт-терминал с сенсорным экраном. Устройство с большим экраном, напоминает смартфон или планшет. Для работы требуется установка приложений для управления данными о товарах и расчётах. Вариант для любого бизнеса.

POS-система из нескольких компонентов. Комплексное решение, основа которого — фискальный регистратор. Для работы нужно ещё подключение к компьютеру/планшету и другому оборудованию. Подходит крупному бизнесу.

Особенности разных видов стационарных касс

1. Кнопочные аппараты — очень бюджетное решение, но с ограниченными возможностями. Любые изменения должен вносить технический специалист. Придётся тратиться на его вызов и тормозить работу до его приезда. Обычно доступно всего 1–2 дополнительных устройства. Нельзя подключить электронные весы, и данные нужно вносить в кассу вручную. Зато легко переносить с собой, если модель с аккумулятором и работает не только от сети.
2. Слабое место смарт-терминалов — их экран, а при его повреждении придётся отдавать в ремонт весь аппарат. Владельцы смарт-терминалов «подсаживаются» на программное обеспечение — без обновлений и приложений работать не удастся. Зато ошибки и сбои специалисты могут устранять в удалённом режиме. И сотрудникам удобно выбирать позиции в заказе и даже показывать клиенту меню на экране.
3. POS-система, собранная из разных устройств, позволяет более гибко решать задачи бизнеса. Главный элемент — фискальный регистратор — неубиваемая коробочка, а всё остальное оборудование можно спокойно менять, не дожидаясь приезда специалиста. Но также придётся регулярно платить за ПО.

Шаг 5. Поиск лучшей стационарной кассы: на что смотреть и какие характеристики сравнивать

После выбора типа кассы остаётся определиться с моделью. Всего в реестре налоговой — около 200 моделей кассовых аппаратов. Чтобы не запутаться, нужно понимать, как их сравнивать. Вот на какие параметры нужно смотреть.

1. Питание

• От сети: с такой кассой на рынке не постоишь, только рядом с розеткой в магазине, а при выключении света работать нельзя.
• Аккумулятор: придётся учесть время работы без подзарядки.

2. Нагрузка

• Низкая: до 100 чеков, для небольшого бизнеса с малым количеством клиентов.
• Высокая: более 500 чеков, для крупных торговых точек с большой проходимостью.

3. Чековая лента

• Узкая — 44–57 мм: мало информации, подходит для розничных магазинов.
• Широкая — до 80 мм: можно разместить больше данных, подходит для общепита, супермаркетов.

5. Маркировка/подакцизные товары

• Поддерживает: можно продавать маркированные товары/подключиться к ЕГАИС.
• Не поддерживает: нельзя торговать маркированными и подакцизными товарами.

6. Интеграция с другими системами

• Есть: можно подключиться к разным программам товароучёта и аналитики.
• Нет: нельзя использовать никакие сервисы и приложения.

Предпринимателю стоит предусмотреть и возможность подключения дополнительного оборудования — сканера штрих-кодов или электронных весов. Например, к кнопочному аппарату многое подключить не удастся — там маловато разъёмов для внешних устройств.

А чтобы работать спокойно уже после выбора кассы, ИП нужно узнать все требования из 54-ФЗ, которые касаются конкретно его бизнеса

И важно не забывать следить за нововведениями, чтобы быть в курсе и подстраиваться под них

Выбрать выгодное РКО можно на Сравни.ру

Плюсы и минусы облачной онлайн-кассы без кассового аппарата

Преимущества арендованных облачных касс в том, что:

• они не занимают место в офисе компании или на складе;
• не надо беспокоиться о перебоях с электроснабжением и прочих неприятностях;
• не надо нанимать кассира;
• не надо заниматься самостоятельной заменой фискальных накопителей;
• есть возможность автоматического управления процессами открытия и закрытия каждой рабочей смены;
• в личном кабинете можно просматривать аналитику продаж, историю транзакций, вести учет товара, подключать дополнительные сервисы;
• не нужно тратить деньги за покупку программного обеспечения.

Еще один недостаток – отсутствует возможность оформления чеков на бумаге.

Принцип работы виртуальной онлайн-кассы

По схеме работы виртуальные кассы можно разделить на две категории:

• интегрированные с устройством онлайн-ККТ;
• виртуальные кассы, операции по которым фиксируются в облачном сервисе.

Синхронизация онлайн-кассы и ККТ

Прежде чем подключить кассовое оборудование к виртуальному сервису платежей, необходимо ознакомиться с перечнем решений, которые предоставляются клиентам данными сервисами. Большое значение в этом вопросе имеет модель ККТ, и для каждой категории контрольно-кассовой техники существуют свои виртуальные ПО, работа которых должна соответствовать прошивке кассы.

Подключение фискального накопителя данных к облаку происходит следующим образом:

1. Онлайн-кассу необходимо установить и настроить в соответствии с работой организации. Оборудование в обязательном порядке должно пройти регистрацию в ФНС и ОФД, если облачный сервис не предоставляет собственных услуг по обработке фискальных данных.
2. Обеспечить бесперебойное подключение к интернету.
3. Бизнесмен должен зарегистрироваться на портале поставщика виртуальных кассовых услуг.
4. Выбор пакета услуг и оплата тарифа.
5. Синхронизация кассы с облаком. Для этого необходимо установить специальный драйвер и прописать данные облачного сервера, а в пользовательском кабинете указать данные фискального регистратора и торговой точки, к которому он привязан.

Онлайн-касса, взаимодействующая с облаком, обладает более широким функционалом:

• мониторинг всех финансовых операций;
• формирование и хранение отчетной документации;
• аналитика рабочих процессов;
• контроль над состоянием устройства;
• автоматическое обновление программного обеспечения;
• формирование товарной номенклатуры, сбор статистики и данных по товарообороту;
• контроль работы всех филиалов организации.

Синхронизация онлайн-сервисов с арендованным оборудованием

Владельцу магазина нет необходимости самостоятельно взаимодействовать с ККТ. Контрольно-кассовая техника просто регистрируется на имя предпринимателя, но находится при этом у поставщика операторских услуг. При этом арендодатель обеспечивает корректную работу магазина и бесперебойный обмен фискальными данными.

Процесс настройки рабочих процессов с арендованной ККТ:

1. Регистрация на портале арендодателя.
2. Подбирается оптимальный пакет услуг и оборудование исходя из требований магазина.
3. Оплата услуг поставщика.
4. Регистрация кассового оборудования в налоговых органах и в ОФД (как правило, поставщики берут на себя эти хлопоты).
5. В личном кабинете выбранного облачного сервиса предприниматель может производить контроль над всеми рабочими процессами.

Что такое облачные онлайн-кассы

По сути, это сервис, который позволяет вам взять в аренду одну или несколько онлайн-касс без кассового аппарата. Вместо покупки собственного оборудования вы подключаетесь к удаленному аппарату, расположенному в дата-центре сервиса. Через него будет проводиться вся информация о транзакциях, которая будет передаваться в ФНС через оператора фискальных данных.

Задача сервиса — обеспечить подключение кассовых аппаратов к магазину и бесперебойный доступ к ним. Он предоставляет все необходимые инструменты для настройки касс и подключения их к сайту. Также он поможет зарегистрировать кассу в налоговой службе и заключить договор с ОФД.

Используемое в облачной кассе оборудование соответствует требованиям 54-ФЗ. Оно позволяет установить фискальный накопитель, который служит для хранения и передачи данных о транзакциях. Кассы постоянно подключены к интернету для обмена данными с платежной формой на сайте и налоговой службой. Также они отправляют электронные чеки покупателям.

Для чего вводят онлайн кассы

Главное объяснение заключается в том, что старые кассы безнадежно устарели, и требуется новое оборудование, способное работать через Интернет. Предполагается, что переход на онлайн кассы с 2017 года принесет пользу всем участникам рынка.

1. Налоговая инспекция будет получать информацию о всех проведенных платежах в режиме реального времени. Это облегчит контроль за учетом выручки, подлежащей налогообложению. ФНС обещает сократить количество выездных проверок, поскольку информацию можно будет обработать камеральным путем. Учитывая, что кассы онлайн для магазинов и предприятий услуг должны будут поставить даже ИП на «вмененке» и патенте, это будет почти 100 % охват торгового оборота в стране.
2. Для организаций и предпринимателей видят преимущества в том, что регистрацию ККТ можно проводить через личный кабинет, не доставляя технику в ФНС. Не нужно хранить годами ЕКЛЗ с копиями чеков, которые раньше требовались при налоговых проверках. Не потребуется заключать договор на техобслуживание ККТ, однако взамен этого появился другой — с ОФД. Отдельные рыночные эксперты заявляют, что предприниматели выиграют уже потому, что потеряют конкурентные преимущества те, кто работал «мимо кассы».
3. Покупатели получают возможность в любое время получить, или восстановить при необходимости утерянный чек. Это повышает их потребительскую защищенность. Однако сейчас трудно представить, что запрос электронных чеков на телефон или e-mail станет массовым явлением. Особенно в продуктовом магазине в час «пик».

По большому счету, новый порядок приветствуют пока только государственные чиновники. Обязательное применение онлайн касс позволит контролировать им товарные потоки, цены в разных магазинах и регионах. Для предпринимателей на сегодня это новые затраты, хлопоты с поиском подходящего оборудования и перерегистрацией ККТ. Плюс к этому нужно обеспечить постоянный доступ к Интернету.

Возможности платформы Fast-Sales

Этот движок станет отличным решением для открытия онлайн-площадки и обеспечит ее безопасность, быстродействие и надежность. Он полностью готов к использованию: потребуется только инсталлировать на сервер скрипт магазина, выполнить нужные настройки, оформить каталог с товарами и можно начинать продажи.

Fast-Sales удобен и понятен в управлении, благодаря чему освоить функционал может даже новичок. Уже в готовый комплект заложены шаблоны для оформления сайта и множество инструментов для продуктивной работы. Регулярно выходящие обновления позволяют расширять и дополнять имеющиеся возможности, которые изначально довольно обширны:

• все действия выполняются через админ-панель;
• несколько вариантов оформления;
• синхронизация с 1С;
• интеграция с платежными агрегаторами;
• открытый исходный код.

Кроме того, можно разрабатывать скидочные и акционные предложения, интегрировать блок с рекомендациями и лидерами продаж. Для покупателей также предназначены удобный ЛК, СМС-отслеживание доставки заказа, подписка на отсутствующий товар.

Лучше взять облачную кассу в аренду или купить физическую?

Покупка физической кассы означает, что вы самостоятельно будете следить за ее сохранностью, функционированием и техническим обслуживанием. В случае сбоя или поломок необходимо будет обращаться за помощью к специалистам сервисного центра.

Аренда облачной кассы подразумевает собой, что решение всех технических проблем ложится на плечи арендодателя. Не нужно покупать дополнительно ПО, оборудование или нанимать технический персонал. Даже открытие и закрытие смены происходит автоматически.

Для нее не нужна специальная подготовка или знания, а бесперебойная работа снижает издержки по простою торговых точек в случае с выходом из строя ККТ.

Для всех

Используйте готовые решения

Сейчас на рынке много предложений, что называется, из коробки. Речь о решениях типа «ККТ+договор с ОФД». Они позволят сэкономить время на поиски подходящей по параметрам техники, а зачастую и денежные средства — за счет акций и скидок. Кроме того, коробочные решения могут включать специальное ПО для более удобной работы с кассой.

Не забывайте, что закон еще не доработан

Кассовая реформа уже началась, однако закон 54-ФЗ в его новой редакции далеко не идеален. То и дело возникают сложности в понимании, а неправильные трактовки зачастую приводят к нелогичным выводам. Пояснения Минфина и ФНС немного упрощают ситуацию, но и там еще не до конца пришли к пониманию некоторых вопросов.

Например, недавно Минфин пояснил, что предприниматели, которые по старым правилам не были обязаны применять ККТ, могут до 1 июля 2018 года проводить без кассы прием электронных средств платежа. Однако на банковские карты это правило не распространяется! Получается, без ККТ разрешен прием электронных валют (WebMoney, PayPal, Яндекс.Деньги и других) и оплата по платежному поручению. Но подавляющее большинство клиентов оплачивает товар через интернет именно банковскими картами. Так стало ли бизнесу легче от разъяснений Минфина? К тому же не стоит забывать, что они не имеют силы закона, а судебная практика по новым условиям будет наработана еще нескоро.

Схема взаимодействия онлайн-кассы и сайта на Fast-Sales

Способ подключения ККМ к онлайн-площадке влияет в первую очередь на их взаимодействие между собой.

1. При прямой интеграции:

• сведения об успешной оплате выбранных клиентом товаров сначала поступают в платежный модуль Fast-Sales;
• информация фиксируется и отправляется в кассу;
• затем данные пересылаются на сервер ОФД, который обеспечивает ФНС доступ к ним. Клиент получает электронный чек по ФЗ № 54.

Есть ли плюсы у такого варианта? Без сомнения: он не требует постоянной оплаты услуг посредников и не нарушает законодательной нормы. Но прежде чем выбрать его, стоит учесть, что ответственность за верность и корректность всех операций лежит на владельце сайта, равно как и своевременная отсылка фискальных документов.

Только постоянная и стабильная связь с интернетом и всеми каналами позволит избежать штрафов. Ведь даже в случае сбоя движка площадка все равно принимает платежи за заказы, но уже без отправки сведений ОФД. А такое нарушение наказывается инспекцией.

2. При интеграции через платежную платформу придется нести ежемесячные расходы за услуги сервиса фискализации. Однако эта фиксированная сумма позволит больше не беспокоиться о правильности операций и их соответствии закону. К тому же в случае проблем ответственность за работоспособность площадки несут именно посредники.

Что касается взаимодействия кассы с магазином на Fast-Sales, то выглядит оно следующим образом:

• покупатель заполняет «Корзину» и переходит на страницу оплаты;
• при успешной оплате данные фиксируются платежной системой и передаются в сервис Бизнес.Ру Онлайн-Чеки;
• сервис фискализации устанавливает связь с кассовой техникой для формирования квитанции, пересылки по оставшимся каналам и клиенту;
• далее все аналогично прямому подключению — передача информации ОФД, отправка цифрового чека в ФНС и покупателю.

ИП на спецрежимах

К первому июля 2018 года работать с ККТ должны будут и те, кто раньше такой обязанности не имел. В частности, плательщики ЕНВД и предприниматели на патентной системе. Пока они могут работать без применения кассовых аппаратов. Но некоторые решили не откладывать их внедрение, ведь это придется сделать в любом случае.

Однако предпринимателям, которые применяют патентную систему налогообложения или «вмененку», советуем не торопиться. Дело в том, что на рассмотрении в Госдуме находятся поправки в Налоговый кодекс, которые позволят им сэкономить на онлайн-кассах. Речь о законопроекте № 18416-7, который был принят в первом чтении еще в конце прошлого года. Он предусматривает налоговый вычет на расходы по внедрению ККТ для предпринимателей, применяющих указанные спецрежимы. Льгота распространится на ИП, которые зарегистрируют аппараты в течение 2018 года. Послабление будет представлено в виде налогового вычета, сумма которого составит 18000 рублей за единицу техники.

На указанный законопроект ссылался Минфин в своем письме от 09.12.2016 № 03-01-15/73543. Хотя документ еще не принят, есть надежда, что в ближайшие месяцы он приобретет силу закона.

Требования к онлайн кассам

Требования, которым соответствует полнофункциональная касса онлайн для магазина, подробно расписаны в ст. 4 закона 54-ФЗ. Она должна:

• иметь опломбированный корпус с фискальным накопителем внутри, и заводским номером, часы;
• обеспечивать печать бумажных чеков; для Интернет магазинов и автоматических устройств для выдачи БСО допускается подключение отдельного принтера;
• формировать фискальные чеки в электронной форме, исключая возможность объединения расчетов по нескольким платежным операциям;
• печатать штрих-код (QR), содержащий в закодированном виде все проверочные реквизиты (дату, номер, сумму и признак расчета, номер фискального накопителя и признак документа);
• производить обмен данными с ОФД, и выдавать отчеты о текущем состоянии расчетов.

Использовать можно только аппараты, включенные в реестр ФНС, там же можно посмотреть информацию о своей кассе. Уточнить возможность ее доработки можно у производителя, и при этом не стоит торопиться. Многие из них еще не прошли окончательную экспертную оценку, и нужно сразу проверять обеспечивает ли техника все необходимые реквизиты на чеке.

Так, в фискальных документах, передающихся в налоговую, нужно будет указывать ставки НДС. Следовательно, программное обеспечение онлайн кассы должно обеспечивать потоварную фиксацию сумм, причем с учетом бонусных и дисконтных скидок.

Вопросы и ответы

За первый год разница в цене несущественная: решение с собственной кассой выгоднее на 10% — 30%. Однако со второго года разница возрастает. Причина в том, что стоимость аренды не снижается и вместе с тем приходится дополнительно тратиться на фискальный накопитель.

Если предприниматель использует собственную ККТ, то он оплачивает только услуги сервиса фискализации и покупает ФН. В результате за несколько лет разница в стоимости может составлять до 90% в пользу решения с собственной кассой.

Удобна ли аренда виртуальной онлайн-кассы?

Удобство этой услуги заключается в возможности передать на аутсорс все обязанности по сопровождению, обслуживанию и ремонту ККТ. И если для крупного бизнеса расходы на это решение не такие существенные, то для малого они могут быть весьма ощутимы. А поскольку кассовые аппараты ломаются очень редко, зачастую просто нет смысла отдавать обслуживание на аутсорс и переплачивать за это.

Какой договор заключается при аренде онлайн-кассы?

Заключается договор аренды оборудования на территории поставщика услуг с предоставлением удаленного доступа к кассовому аппарату. Образец документа можно заранее запросить у компании, которая предоставляет услугу.

Шаг 1. Фискальный накопитель: на 15 или 36 месяцев

Фискальный накопитель (ФН) — это память кассы, устройство, которое хранит информацию обо всех проведённых расчётах.

ФН привязан к конкретному кассовому аппарату, с которым он регистрируется в налоговой. При замене кассы нужно заново покупать фискальный накопитель и ставить их на учёт вместе.

Фискальные накопители бывают двух видов в зависимости от срока действия: на 15 или 36 месяцев. Выбирать их нужно с учётом вида деятельности, налогового режима и масштабов бизнеса.

Кому подойдёт ФН на 15 месяцев

• Все ИП с общей системой налогообложения (ОСНО).
• Торговля подакцизным товаром. Если ИП продаёт алкоголь, табак, лекарства и т. д.
• Много продаж. Если ИП пробивает более 200 чеков в день.

Кому подойдёт ФН на 36 месяцев

• Все ИП с услугами. ИП на любом налоговом режиме, если они оказывают любые услуги.
• Все ИП на спецрежимах. Если ИП занимается торговлей и применяет упрощённую систему налогообложения (УСН), платит единый сельскохозяйственный налог (ЕСХН) или работает по патенту.

Кому подойдёт любой ФН — на 15 или 36 месяцев

• Отдалённая местность. ИП работает с кассой в автономном режиме из-за труднодоступности связи.
• Сезонный бизнес. У ИП сезонная работа или торговля, но без подакцизных товаров, и мало чеков.
• ОСНО + спецрежимы. Если ИП совмещает общую систему налогообложения и УСН, ЕСХН или патент.

ФН выпускаются со сроком действия 15 и 36 месяцев, но память может закончиться раньше, если ИП передаёт много информации в налоговую. Тогда придётся заменить ФН до окончания предельного срока.

ФН на 15 месяцев стоит от 8500 ₽. Через 15 месяцев (или даже раньше) его придётся заменить — купить новый и поставить на учёт в налоговой.

ФН на 36 месяцев — от 12 500 ₽. Его придётся менять через три года (или раньше).

Сам кассовый аппарат выбрать сложнее, чем фискальный накопитель.